Guide d’utilisation – Module Odoo : Gestion d’établissement d’enseignement

Ce guide explique comment utiliser le module Gestion d’établissement d’enseignement adapté pour la gestion de cours, d’inscriptions et de séances. Il permet à chaque participant de s’inscrire à un cours, d’accéder à toutes les séances d’un cours avec une seule inscription, et de suivre sa présence.

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L’inscription se fait en ligne à partir du site web ou par le back office de l’établissement d’enseignement.

Ce module permet de gérer les cours, les séances, les inscriptions et la présence des apprenants au sein de l’établissement d’enseignement.

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Les parents peuvent consulter, via le portail du site web, les détails des inscriptions de leurs enfants respectifs.

Le portail du site web permet aux parents de consulter plusieurs éléments :

- Le détail de leurs paiements

- Le planning des séances de leurs enfants

- La présence de leurs enfants respectifs à ces séances

Fonctionnalités principales

1. Accès Multi-Séances

Une inscription = toutes les séances : Les participants inscrits à un cours ont automatiquement accès à toutes ses séances.

Visualisation : L’inscription permet de voir toutes les séances associées au cours.

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Attribution automatique : l'élève est assigné automatiquement aux séances du cours lors de la création d’une inscription.

2. Vente et Inscription

- Sélection automatique : Lorsqu’un Cours est ajouté à une commande, le cours associé est automatiquement sélectionné.

- Création d’inscriptions : À la confirmation de la commande, les inscriptions sont automatiquement créées pour chaque quantité.

- Séances automatiques : Chaque inscription créée reçoit automatiquement toutes les séances du cours.

3. Invitation par Email et Séances en Ligne

Chaque participant peut recevoir une invitation par email pour chaque séance planifiée. L’email contient :

- Le nom du cours et de la séance

- La date et l’horaire

- Et, si une URL est définie, le lien pour rejoindre la séance en ligne.

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Le participant peut cliquer sur le lien pour assister directement à la séance et sa présence sera enregistrée.

Utilisation

1. Création d’un produit lié au cours

1. Allez dans Ventes → Produits → Créer.

2. Cocher 'Point de Vente'.

3. Sélectionnez un produit de type 'Service'.

4. Dans 'Créer à la commande', sélectionner 'Inscription à l'événement'.

5. Indiquer le prix de vente.

6. Indiquer la catégorie du Produits (optionnel).

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Si les frais d'inscription sont payés sur une base mensuelle, chaque 'produit' doit être lié à un mois d'inscription. Cela permettra de suivre les paiements plus facilement par la suite.

2. Création d’un cours et des séances

1. Allez dans Institut → Cours → Nouveau.

2. Remplissez les informations du cours (nom, description, dates).

3. Créez les séances du cours (date, horaire, durée).

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Cocher la case 'Séance' doit être cochée pour pouvoir créer les séances.

3. Inscription via commande de vente

1. Créez une commande de vente et sélectionnez le client.

2. Ajoutez le produit lié au cours dans les lignes de commande.

3. Mettre le nombre de mois, de l'inscription, dans la colonne 'Quantité'.

4. Confirmez la commande : les inscriptions et les séances sont générées automatiquement.

4. Vérification des inscriptions

- Depuis le cours : Onglet “Inscriptions” → voir toutes les inscriptions.

- Depuis une séance : Onglet “Participants” → voir tous les inscrits.

- Depuis la commande : Les inscriptions sont liées à la commande.

5. Portail participant

Chaque inscrit reçoit un email avec un lien sécurisé vers son portail personnel, où il peut :

- Voir ses cours et séances

- Marquer sa présence

- Participer en ligne via le lien fourni

Avantages

✅ Simplification : Une seule inscription pour toutes les séances

✅ Automatisation : Inscription et présence générées automatiquement

✅ Cohérence : Relation unique entre produit et cours

✅ Flexibilité : Gestion de plusieurs participants

✅ Accessibilité : Possibilité d’assister à distance via lien

Support

Pour toute question ou problème :

- Email : support@ovscorp.net

- Documentation : ce guide